¿De Y a X para Cuándo?

Así lo explica Franklyn Covey en su método “Las 4 disciplinas para la ejecución” para definir la tarea que conduce al logro.

¿Cuántas veces nos hemos visto preparando una reunión en el último minuto? ¿cuántas hemos postergado una conversación importante al segundo antes de que que caducase? Todo esto tiene un nombre de moda… procrastinación, aunque es algo que viene de tiempo atrás.

Ya en 1957 Parkinson presentó un estudio en el que explicaba por qué la Oficina Colonial Británica tenía cada vez más empleados a pesar de que el Imperio Británico implosionaba y lo resumió en tres frases:

-“El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realización”

-“El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia”

-“Los gastos aumentan hasta cubrir los ingresos.

Sobre la última hablaremos otro día.. pero ¿qué me decís de las dos primeras? ¿No os parece que a veces el torbellino del día a día te lleva exactamente aquí, a perderte en cosas urgentes y no importantes?

Hay un proverbio inglés que muestra el reconocimiento general de tal hecho:

«El hombre más ocupado es el que tiene tiempo de sobra»

Nos recuerda nuestra tendencia natural a complicar lo sencillo y a dejar las cosas importantes para el último momento… mientras tengamos tiempo para ello. Esto hace que invirtamos nuestro tiempo y, sobre todo ,el de nuestros equipos de manera poco eficente.

Y entonces.. qué hacer para luchar contra nuestra naturaleza humana?

Nosotros os proponemos tres sencillas pautas para incrementar la productividad que no tienen coste:

1. Definir las tareas y el tiempo para desarrollarlas; es decir “de X a Y para Cuando”
2. Muchos vitales, pocos triviales. O lo que es lo mismo, seguir el principio de Pareto donde el 20% de las tareas nos darán la mayor parte de los resultados, haciéndonos más operativos y eficientes. Esto se puede aplicar al 20% de nuestros productos, al 20% de nuestros empleados… 
3. Right people in the right position. Conocer y aprovechar  las habilidades naturales de las personas de tu equipo simplifica y agiliza la ejecución, además de generar un clima de motivación y excelencia.

Prácticamente todas las nuevas propuestas del siglo XXI de mejora en  procesos productivos pasan por asignar tiempos y definir acciones de manera transparente, generando responsabilidades claras entre las personas de tu equipo.