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DINAMIZAR REUNIONES

Agencia de formación y desarrollo

Hay 4 reglas básicas que según Larry Page deberían cumplir todas las reuniones para ser efectivas en una organización:

1-Han de tener una toma de decisión como objetivo

2-No más de 10 personas pueden participar

3-Todas las personas que asistan han de aportar información

4- Ninguna decisión puede ser retrasada por una reunión, si algo depende de ella, hay que programarla lo antes posible.

Y con esto, probablemente ya eliminaríamos una parte importante de las reuniones que tenemos en nuestras agendas… aún así, con las que quedan… ¿qué podemos hacer para no convertirlas en un campo de batalla de egos, en un sin fin de excusas para no hacer, o en territorio donde solamente algunas personas hablan?

Te dejamos aquí 3 formatos de reuniones extraídas de las » 33 Estructuras Liberadoras” para algunos de los casos  que solemos ver en las empresas:

1-2-4-ALL

Si no todos participan, este formato es el mejor para que entre todos elaboremos un catálogo de ideas ante un obstáculo, una suma ideas que cada uno aporta desde su departamento o conocimiento para que la ejecución sea más eficaz. 

PASOS: Se lanza la pregunta al grupo y cada participante tendrá1 ó 2 minutos para reflexionar sobre sus ideas, después daremos 2 minutos para que en parejas compartan sus ideas con otro, después daremos 4 minutos para que en grupos de 4 vean similitudes y diferencias y prioricen las mejores y por último cada grupo de 4 expone al grupo en total las ideas extraídas y juntos eligen la estrategia de entre toda la batería de ideas.

CROW SOURCING

Si no se nos ocurren nuevas formas de afrontar un reto, con este tipo de reunión podrás generar ideas nuevas y además priorizar con el equipo de forma anónima si llevarlas a cabo o no y en qué orden.

PASOS: Se pregunta al grupo: si fueras 10 veces más atrevido, qué se te ocurre para solucionar esta situación?. Cada persona lo escribe en una tarjeta y entonces, deja su tarjeta en el suelo y todo el grupo se mueve para recoger la tarjeta de otra persona, de modo que todos tienen otra tarjeta en la mano. Recogen la tarjeta, leen la idea y la puntúan del 1 al 5 ( 5 máximo) y vuelven a dejar la tarjeta en el suelo. Esto se llama “leer y puntuar”, así que mueves al grupo en 5 rondas para que la puntuación máxima sea 25.

Después el dinamizador pregunta quién tiene 25 puntos en la idea de su tarjeta? Salen los que lo tengan y los ideados de esa solución explican al resto cómo lo harían. Así hasta que tengas las 10 ideas mejor valoradas. Y entonces preguntas al grupo, qué te gustó o llamó tu atención de estas 10 ideas y decidís si llevarlas a cabo o no.

AGREEMENT & CERTANITY MATRIX

Si parece que solo las ideas de algunas persona son «buenas», es útil cuando queremos que todos participen y prioricemos juntos las ideas en función de los posibles resultados y no de las personas que las aportan. 

PASOS: Preguntas al grupo cuáles son los retos que tenemos por delante cada uno en su departamento, y elaboramos una lista de forma individual. Con esa lista, y también  individualmente, reflexionamos sobre los acuerdos necesarios que deberíamos conseguir entre las personas o departamentos y en la escala de certeza de éxito que con esos acuerdos podríamos lograr. Después juntos colocamos las ideas en la matriz de priorización siguiente:

Ponemos las ideas en común en parejas y después en grupos de 4 o 6 para llegar a acuerdos en la priorización. Después colocamos las ideas de todos en una matriz general y decidimos juntos por dónde empezar.

¡Esperamos que con estas 3 formas de organizar las ideas puedas dinamizar la toma de decisión de tus reuniones! Si quieres saber más sobre cómo agilizar la toma de decisión elevando la autonomía de tu equipo y generando ambientes innovadores, ponte en contacto con nosotros.